パートナーライター 林 孝治

メールがラクに書けるようになる!誤解されない文章の作り方


from 北海道旭川の自宅オフィス

 

こんにちは!

 

毎週月曜日のブログ担当をしています、

コピーライターの林 孝治(はやし こうじ)です。

 

 

 

『メールやLINEで連絡をとるのが怖いんです。

 文章で伝えると、誤解されそうで。

 どうしたら、上手に伝えられますか?』

 

 

という質問をもらいました。

ありがとうございます^^

 

 

 

話して伝えるときは、声の大きさやイントネーションで

質問しているなどのニュアンスが表せますよね。

 

それが書いて伝えようとすると、情報が文字や文章だけになるので、

違うニュアンスで受け取られてしまうことがあります。

 

 

以前、こんなニュースがありました。

 

 

***

 

小学6年生の女の子が、

友達の持っているぬいぐるみの写真を撮って

「かわいくない」とLINEを送りました。

 

送った子は「かわいくない?」と肯定の意味のつもりでしたが、

「?」マークを入れていなかったため、送られてきた女の子は誤解してしまいました。

 

それをきっかけにイジメに発展してしまったのです。

 

***

 

 

 

誤解を生む原因の一つに、

「?」マークの付け忘れや打ち間違いがあります。

 

でも、これは、文章を送る前に読み返せば解決できますよね。

 

 

 

ただ、これ以外にも誤解を生む原因があります。

 

たとえば、こんなメールが届いたら、

あなたはどういう意味だと受け取りますか?

 

 

「さっき同僚の〇〇さんから、明日の食事会について聞きました。

 □□さんはなんで行くんですか?」

 

 

これには2つの意味が含まれています。

・□□さんは“なぜ”食事会に行くのか

・□□さんは“どうやって”食事会に行くのか

 

 

メールの送り主は“行く方法”を聞いたつもりですが、

読んだ瞬間、「どういう意味だろう」ってドキッとしますよね?

 

 

話して伝えるときには気づかないことでも、

書いて伝えるときにはニュアンスがちゃんと伝わらず、

トラブルの原因となってしまいます。

 

 

だからと言って、書いて伝えることを避けるわけにはいきません。

 

 

思い出してみて欲しいのですが、

お客さんからメールで問い合わせをもらったとき、

メールで連絡することってありませんか?

 

 

そんなとき、文章を書くのが怖いからって

返信しないわけにはいかないですよね。

 

 

 

「メールが来るたびにドキドキしないで

 ラクに書けるようになりたい!」

って思いませんか?

 

 

 

そういう人のために

“誤解を生まない文章を作るコツ”を

お伝えします。

 

このコツを注意していれば誤解を生みにくくなりますよ。

 

 

 

***

 

誤解を生みやすいのは、

意味がはっきりしない言葉を選ぶからです。

 

 

最初の例でもお話ししましたが

 

「さっき同僚の〇〇さんから、明日の食事会について聞きました。

 □□さんはなんで行くんですか?」

 

この“なんで”の意味がはっきりしませんよね。

“なぜ”と“どうやって”という2つの意味を持っているから。

 

人によっては「“なぜ”行くのか」と解釈して

「私は食事会に参加したらダメなの?」

とネガティブな受け取り方をする場合があるので、特に注意したい点です。

 

 

 

このように送り主としてはそう思っていなくても、

受け取った人は勝手な解釈をしてしまうので、誤解を生み出します。

 

 

 

 

 

じゃあ、気をつけるにはどうしたら良いのでしょうか?

 

 

 

それは、意味をはっきりさせて書けばいいんです。

特に意識することが「話し言葉」を使っているかどうか。

 

“なんで”は、書き言葉より話し言葉として使われます。

 

それを書き言葉に置き換えてあげれば意味がはっきりとしてきます。

 

今回で言えば、送り主は行く手段を知りたかったので、

「□□さんはどうやって行くの?」

としたら分かりやすいですよね。

 

 

「かわいくない」だって、

「?」マークを使いながら、「かわいいと思うでしょ?」とすれば

相手は誤解せずに、送り主の伝えたいことが分かります。

 

 

 

話し言葉だと読みやすかったり、分かりやすかったり、良いこともあります。

 

ですが、文字にした途端、意味が曖昧になる言葉もあるので、

書き終わった後には必ず読み返してみてください。

 

そして、意味を2つ以上持つものがないか探し、

書き換えるようにすると分かりやすい文章に変わります。

 

 

 

これを習慣化すれば、

スムーズなメールのやり取りができるようになりますよ。

 

 

 

 

 あなたと共に、想いをカタチにします。
 コピーライター/林 孝治

 発行依頼者:Be Coaching 株式会社
 発行責任者:林 孝治

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セールスコピーライター/1987年東京生まれ 神奈川・湘南在住/教育関係者、医療従事者、会社幹部、経営者などのコーチング実績を経て、大学卒業とともにNLPプロコーチとして独立。 起業家や経営者向けに、確実に売上を上げるビジネスコーチングを展開。貢献した売上増は、億を越える。 著書に「元・偏差値36のプロコーチが教える成功とメンターの本当の話〜あなたの悩みはすべてメンターの仕業だった!〜」がある。

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